Magic Heidi Gagen, Anzahlungen und Sponsoring professionell abrechnen
Booking mit 50 % Anzahlung, Rest nach dem Auftritt, dazu Technik, Reise und Stunden — Magic Heidi macht aus jedem Event-Deal eine saubere, rechtskonforme Rechnung.
Ein typisches Event-Booking läuft so: Vertrag unterschrieben, Anzahlung 50 % der Gage fällig, nach dem Auftritt kommt die Schlussrechnung mit dem Restbetrag plus Extras (Kilometerpauschale, Übernachtung, Equipment-Miete). Klingt einfach — bis man merkt, dass man zwei separate Rechnungen braucht, Teilzahlungen korrekt dokumentieren muss und bei Sponsoring-Deals die Mehrwertsteuer ins Spiel kommt.
Magic Heidi ist das Schweizer Buchhaltungstool, das genau diesen Workflow kennt: Akontorechnung, Schlussrechnung, Spesen-Scan per KI und QR-Zahlung. Alles in 30 Sekunden.
Warum Event-Rechnungen so komplex sind
DJ, Musiker, Eventagentur oder Bookingagentur — das Event-Geschäft hat eigene Rechnungsregeln, die kaum ein allgemeines Buchhaltungstool kennt.
Anzahlung + Schlussrechnung = zwei Dokumente
Ein Booking, zwei Rechnungen: die Akontorechnung beim Vertragsabschluss und die Schlussrechnung nach dem Auftritt — mit korrektem Abzug der Anzahlung.Extras variieren von Gig zu Gig
Kilometerpauschale, Übernachtung, Equipment-Verleih, Soundcheck-Stunden — jeder Auftritt hat andere Zusatzpositionen, die einzeln ausgewiesen werden müssen.Internationale Gigs, mehrere Währungen
Honorar in EUR vereinbart, Zahlung auf CHF-Konto gewünscht — bei internationalen Bookings braucht es Währungsklarheit und den richtigen Wechselkurs auf der Rechnung.Sponsoring ist nicht gleich Spende
Logo auf dem Flyer und Namensnennung = Gegenleistung = MWST-pflichtig (8.1 %). Reine Spende ohne Gegenleistung = MWST-befreit. Ein Fehler hat Konsequenzen.Event-Rechnung in 30 Sekunden
Magic Heidi kennt den Event-Workflow: Akontorechnung, Schlussrechnung mit Abzug, Spesen-Scan und QR-Code — direkt einsatzbereit.
- 📋Akontorechnung auf Knopfdruck
50 % Anzahlung beim Booking — Rechnung in Sekunden erstellt und per E-Mail versandt
- 🧾Schlussrechnung mit Anzahlungsabzug
Restbetrag automatisch berechnet, Anzahlung korrekt ausgewiesen — keine manuelle Rechnerei
- 📸Spesen per Foto erfassen
Hotelbeleg fotografieren, KI liest Betrag und Datum — direkt in die Schlussrechnung
- 🤝Sponsoring-Rechnungen korrekt
MWST 8.1 % bei Gegenleistung, MWST-befreit bei reiner Spende — automatisch richtig
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Alles was Event-Profis
wirklich brauchen
Von der Buchungsbestätigung bis zur Steuerablage — Magic Heidi deckt den kompletten Event-Rechnungsworkflow ab.
Gagen professionell abrechnen
Ob Flat-Gage, Stundensatz oder Tagesgage mit Overtime — strukturieren Sie jeden Auftrag klar und weisen Sie Termin und Location direkt auf der Rechnung aus.
- Flat-Gage, Stundenrate und Pauschalen kombinierbar
- Auftrittsort und -datum als Pflichtfelder
- Akontorechnung (Anzahlung) und Schlussrechnung verknüpft
- Professionelles PDF mit Logo und QR-Code
- Zahlungserinnerungen automatisch nach Fälligkeit
Spesen & Equipment korrekt ausweisen
Reisekosten, Übernachtung und Equipment-Miete gehören zu jedem Gig — erfassen Sie Belege per Foto und fügen Sie Spesen direkt zur Schlussrechnung hinzu.
- Kilometerpauschale CHF 0.70/km — Standardsatz hinterlegt
- Hotelbelege per KI-Scan erfassen
- Equipment-Miete als separate Rechnungsposition
- Auslagenersatz getrennt vom Honorar ausgewiesen
- Alle Belege digital archiviert für die Steuererklärung
Sponsoring & Mehrwährung
Sponsoring-Deals mit Werbeleistung, internationale Gigs in EUR — Magic Heidi stellt die MWST korrekt ein und unterstützt Mehrwährungsrechnungen.
- Sponsoring mit Gegenleistung: MWST 8.1 %
- Spendenquittung ohne MWST
- Rechnungen in EUR, CHF oder anderen Währungen
- Wechselkurs auf der Rechnung dokumentierbar
- Konforme Angaben gemäss Schweizer MWST-Recht
Anzahlung → Auftritt → Schlussrechnung
Erstellen Sie die Akontorechnung beim Booking, erfassen Sie Spesen unterwegs per Foto und stellen Sie nach dem Event die vollständige Schlussrechnung aus — alles in Magic Heidi verknüpft.
Konkrete Rechnungsbeispiele für Event-Profis
Beispiel 1: Akontorechnung (Anzahlung bei Booking)
Rechnungssteller: Max Muster, DJ-Services | Rechnungsdatum: 12. März 2026
| Nr. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Anzahlung 50 % — DJ-Booking Firmenanlass, 20. Juni 2026, Zürich | CHF 750.— |
| Total Akontorechnung | CHF 750.— |
Hinweis: Dies ist eine Anzahlung. Die Schlussrechnung über den Restbetrag folgt nach dem Auftritt.
Beispiel 2: Schlussrechnung (nach dem Auftritt)
Rechnungsdatum: 22. Juni 2026 | Auftritt: Firmenanlass, 20. Juni 2026, Zürich
| Nr. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | DJ-Gage Firmenanlass (6 h Darbietung) | CHF 1'500.— |
| 2 | Kilometerpauschale (120 km × CHF 0.70) | CHF 84.— |
| 3 | Equipment-Transport-Pauschale | CHF 80.— |
| 4 | Abzug: bereits bezahlte Anzahlung (Akonto vom 12.3.2026) | – CHF 750.— |
| Restbetrag | CHF 914.— |
Event-Rechnung Checkliste ✓
Jede professionelle Event-Rechnung in der Schweiz braucht diese Angaben:
- Termin & Location des Auftritts — gesetzlich empfohlen, für Kunden unerlässlich
- Gage / Honorar — klar als Hauptposition ausgewiesen
- Spesen — Reise, Übernachtung, Equipment separat aufgeführt
- Anzahlungsabzug — Referenz auf die Akontorechnung mit Datum
- Zahlungsfrist — üblicherweise 10–30 Tage nach Auftritt
- QR-Einzahlungsschein — Schweizer Standard für schnelle Zahlung
- MWST-Angaben — nur wenn MWST-pflichtig (Umsatz > CHF 100'000/Jahr)
- Ihre IBAN — für Banktransfer direkt aus dem QR-Code
Warum Swiss-Tool statt
deutschem Buchhaltungsprogramm
sevdesk, Lexware und FastBill kennen den Schweizer QR-Rechnung-Standard nicht, haben keine CHF-Buchhaltung als Default und passen MWST-Regeln auf deutsches Steuerrecht an. Magic Heidi ist von Anfang an für die Schweiz gebaut.
Gesetzeskonformer QR-Code auf jeder Rechnung — sofort scannbar und bezahlbar
Internationale Gigs in EUR, Zahlung auf CHF-Konto — klar dokumentiert
Import von PostFinance, Raiffeisen, UBS und ZKB — Zahlungsabgleich automatisch
Kundendienst auf Deutsch, Französisch und Italienisch aus Zürich
Magic Heidi vs. Alternativen
Für Schweizer Event-Profis macht es einen grossen Unterschied, ob das Tool für die Schweiz oder für Deutschland gebaut wurde.
| Funktion | Magic Heidi | sevdesk (DE) | Lexware (DE) | bookitup.de |
|---|---|---|---|---|
| QR-Rechnung Schweiz | ✓ Inkludiert | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Akontorechnung-Workflow | ✓ Automatisch | ⚠ Begrenzt | ⚠ Begrenzt | ⚠ Manuell |
| KI-Spesen-Scan | ✓ Inkludiert | ⚠ Aufpreis | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Mehrwährung CHF/EUR | ✓ Nativ | ⚠ EUR-fokussiert | ⚠ EUR-fokussiert | ⚠ EUR-fokussiert |
| Schweizer MWST-Recht | ✓ MWSTG | ✗ Deutsches UStG | ✗ Deutsches UStG | ✗ Deutsches UStG |
| Schweizer Bankimport | ✓ PostFinance, UBS… | ✗ Nur DE-Banken | ✗ Nur DE-Banken | ✗ Nur DE-Banken |
Was Event-Profis in der Schweiz sagen
Echte Bewertungen von Schweizer Event-Profis und Selbstständigen.
“Eine sehr, sehr gut durchdachte und intuitive Buchhaltungs-App, mit viel Seriosität und Reaktionsschnelligkeit von Nathan, wenn es darum geht, einen beim Einarbeiten zu begleiten. Ich kann allen Selbständigen nur empfehlen, mit dieser Plattform zu arbeiten.”
“Zur Ergonomie gibt es wirklich nichts zu sagen: Die Oberfläche ist flüssig, modern und sehr einfach zu bedienen. Man merkt, dass die App sehr gut durchdacht ist.”
“Eine perfekte Lösung für ein kleines Unternehmen, das den Wald vor lauter Bäumen sehen will. Alles, was man braucht, um Rechnungen zu schreiben und im Blick zu behalten. Dazu bemerkenswert schnelle Antworten auf alle Fragen.”
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
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Kostenlose Testversion
- 3 Rechnungen
- 3 Ausgaben
- Alle Funktionen freigeschaltet
- Keine Kreditkarte erforderlich
Jährlich
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- KI-Belegerfassung
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- Bankimport
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Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich eine korrekte Akontorechnung und Schlussrechnung?
Eine Akontorechnung ist eine Teilrechnung für die Anzahlung. Sie enthält den vereinbarten Anzahlungsbetrag (z.B. 50 % der Gage), das Booking-Datum, den Auftrittsort und einen Hinweis, dass die Schlussrechnung nach dem Event folgt. Die Schlussrechnung enthält den Gesamtbetrag der Leistungen, abzüglich der bereits geleisteten Anzahlung — mit Referenz auf die Akontorechnung. In Magic Heidi verknüpfen Sie beide Rechnungen direkt miteinander.
Was muss zwingend auf einer Event-Rechnung stehen?
Pflichtangaben für jede Rechnung in der Schweiz: Name und Adresse von Auftragnehmer und Auftraggeber, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, Beschreibung der Leistung (inkl. Auftrittsort und -datum), Betrag (mit Einzelpositionen für Gage, Spesen etc.), Zahlungsfrist und IBAN. Bei MWST-Pflicht zusätzlich: MWST-Nummer und ausgewiesener Steuerbetrag. Der QR-Einzahlungsschein ist in der Schweiz Standard.
Wie unterscheidet sich eine Sponsoring-Rechnung von einer Spendenquittung?
Der entscheidende Punkt ist die Gegenleistung: Wenn Sie als DJ oder Veranstaltungsdienstleister eine Leistung erbringen (Logo auf Flyer, Social-Media-Post, Namensnennung auf der Bühne), ist das eine MWST-pflichtige Werbe- bzw. Sponsoringleistung (8.1 %). Eine reine Spende ohne jede Gegenleistung ist MWST-befreit. Diese Unterscheidung ist steuerrechtlich relevant — im Zweifelsfall einen Treuhänder beiziehen.
Wie rechne ich Kilometerpauschale und Übernachtungskosten korrekt ab?
Reisekosten können als Auslagenersatz (d.h. Weiterbelastung der tatsächlichen Kosten ohne Marge) ausgewiesen werden. Die Schweizer Steuerbehörden akzeptieren CHF 0.70 pro km als pauschalen Fahrzeugaufwand. Übernachtungskosten werden mit Beleg (Hotelrechnung) als Auslagenersatz weitergegeben. Wichtig: Halten Sie Auslagenersatz und Honorar auf der Rechnung klar getrennt — für Buchhaltung und Steuern.
Ich habe einen internationalen Gig in EUR — wie stelle ich die Rechnung in CHF?
Stellen Sie die Rechnung in der vereinbarten Währung (z.B. EUR) aus und notieren Sie den angewendeten Wechselkurs sowie das Datum. Alternativ können Sie die Rechnung in CHF ausstellen und den EUR-Gegenwert in einer Anmerkung aufführen. Magic Heidi unterstützt Rechnungen in verschiedenen Währungen.
Muss ich als selbstständiger DJ oder Musiker AHV abführen?
Ja. Wenn Sie selbstständig tätig sind, müssen Sie sich bei Ihrer kantonalen Ausgleichskasse als Selbstständigerwerbender anmelden. Die AHV-Beiträge betragen ca. 10 % des Reineinkommens (Minimum CHF 9'800 Jahreseinkommen). Die AHV-Pflicht gilt auch bei saisonaler oder nebenberuflicher Tätigkeit. Magic Heidi hilft Ihnen, Ihr Einkommen lückenlos zu dokumentieren — die Basis für Ihre AHV-Abrechnung.
Warum ist Magic Heidi besser als sevdesk oder Lexware für Schweizer Event-Profis?
sevdesk, Lexware und FastBill sind auf deutsches Steuerrecht ausgerichtet: kein Schweizer QR-Rechnung-Standard, keine CHF-Buchhaltung als Default, kein Import von Schweizer Bankkonten (PostFinance, Raiffeisen, UBS). Magic Heidi ist von Anfang an für die Schweiz entwickelt worden — mit QR-Rechnung, CHF-Buchhaltung, Schweizer MWST-Recht und Support in Deutsch, Französisch und Italienisch.
Bereit, Ihre nächste Event-Rechnung zu schreiben?
Testen Sie Magic Heidi kostenlos. Das Schweizer Rechnungsprogramm für DJs, Musiker und Eventagenturen — mit Akontorechnung, Schlussrechnung, Spesen-Scan und QR-Code.
